Een verdeling aanmaken
Elke maand maak je één verdeling aan: het bedrag dat de huurder gestort heeft, wordt omgezet in een lijn per eigenaar en kavel. Dit artikel beschrijft hoe je dat in versie 1.1.0 doet. Het principe achter de berekening vind je in Hoe werkt de huurpoule-verdeling?.
Waar vind je het
Menu Gebouw › Verdelingen, knop Aanmaken rechtsboven. Alleen de platformbeheerder (Super Admin) ziet deze knop; syndicus, RVME en eigenaars kunnen verdelingen enkel bekijken.
Let op: de automatische berekening van de verdelingslijnen (op basis van het contract, de quotiteiten en de goedgekeurde facturen) is in deze versie nog niet aan een knop gekoppeld. Een verdeling wordt daarom in twee stappen ingevoerd: eerst de kopgegevens, daarna de lijnen per eigenaar. Ben je syndicus en wil je een verdeling laten aanmaken, neem dan contact op met Fades Management.
Voorbereiding
Zorg dat de volgende zaken in orde zijn vóór je begint:
- Het contract is actief en bevat de juiste maandhuur en onderhoudsprovisie.
- De storting van de huurder staat geregistreerd bij Ontvangen betalingen met de juiste maand en het juiste jaar.
- Alle onderhoudsfacturen van die maand die verrekend moeten worden, staan op Goedgekeurd.
- Elk kavel heeft een correcte quotiteit en een actueel eigenaarschap.
Stap 1 — De verdeling aanmaken
- Klik op Aanmaken.
- Vul de sectie Periode in.
- Vul de sectie Bedragen in. Alle bedragen worden in centen ingegeven: € 6.000,00 typ je als
600000, € 123,45 als12345. - Kies de Ontvangen betaling waarop deze verdeling gebaseerd is.
- Laat de Status op Concept staan.
- Klik op Aanmaken.
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Maand | ja | Maand van de huurperiode (januari t.e.m. december). |
| Jaar | ja | Jaar van de huurperiode. |
| Totale huur (centen) | ja | De naakte huur die over de eigenaars verdeeld wordt. |
| Totaal onderhoud (centen) | ja | De onderhoudsprovisie van die maand. |
| Syndicus (centen) | ja | Het bedrag dat naar de onderhoudspot van de syndicus gaat; normaal gelijk aan het totaal onderhoud. |
| Ontvangen betaling | nee | Zoekbare lijst van geregistreerde betalingen; elke optie toont nummer, tegenpartij, bedrag en periode. |
| Status | ja | Standaard Concept. Zie Goedkeuren en uitbetalen. |
| Notities | nee | Vrije tekst, bv. een verwijzing naar de bankafschriften. |
Tip: haal de bedragen rechtstreeks uit het contract. Bij een geïndexeerd contract gebruik je de bedragen van de laatste indexatie die vóór of in het jaar van de verdeling valt.
Stap 2 — Verdelingslijnen toevoegen
Na het opslaan open je de verdeling (Bekijken). Onderaan staat de relatiebeheerder Verdelingslijnen. Voeg per eigenaar en per kavel één lijn toe:
- Klik op Aanmaken in de sectie Verdelingslijnen.
- Kies de Eigenaar en het Kavel.
- Vul het Aandeel /10.000 in (de quotiteit van het kavel).
- Bereken het bruto en het netto bedrag en vul ze in centen in.
- Laat de Betaalstatus op In afwachting.
- Sla op en herhaal voor de volgende eigenaar.
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Eigenaar | ja | De mede-eigenaar die deze lijn ontvangt. |
| Kavel | ja | Het kavel waarop de lijn betrekking heeft. |
| Aandeel /10.000 | nee | Quotiteit van het kavel, bv. 2500. |
| Bruto bedrag (centen) | nee | Totale huur × quotiteit ÷ som van de quotiteiten. |
| Netto bedrag (centen) | nee | Bruto min de toegewezen kosten van die maand. |
| Betaalstatus | nee | Standaard In afwachting; wijzigt naar In wachtrij bij SEPA-generatie. |
| Betaald op | nee | Datum waarop de eigenaar effectief betaald werd. |
De kolom Kosten in het detailscherm wordt niet apart ingevoerd: SyndiFlow toont daar het verschil tussen bruto en netto.
Rekenhulp
Voor een huur van € 6.000,00 en een kavel met 2.500/10.000:
- bruto = 600000 × 2500 ÷ 10000 = 150000 centen (€ 1.500,00);
- kosten voor dit kavel volgens de kostenplaatsen: bv. 20000 centen (€ 200,00);
- netto = 150000 − 20000 = 130000 centen (€ 1.300,00).
Controleer na het invoeren dat de som van alle bruto bedragen gelijk is aan de totale huur. Bij een afrondingsverschil van enkele centen leg je het verschil bij de eigenaar met de grootste quotiteit.
Let op: handmatig ingevoerde verdelingen maken geen journaalposten aan in de boekhouding. Ze verschijnen dus niet in het grootboek of het eigenaarsoverzicht. De verdeling zelf, het SEPA-bestand, het maandrapport en het eigenaarsportaal werken wel gewoon.
Bewerken en verwijderen
- Bewerken: open de verdeling en klik op Bewerken. Je kunt periode, bedragen, ontvangen betaling, status en notities aanpassen. Lijnen bewerk je in de relatiebeheerder.
- Verwijderen: via de knop Verwijderen op de bewerkpagina, of als bulkactie in de lijst. Alle lijnen worden mee verwijderd. Elke wijziging wordt bijgehouden in het audit log.
Let op: verwijder geen verdeling waarvoor al een SEPA-bestand bij de bank ingediend is. De betalingen bij de bank worden daardoor niet ongedaan gemaakt.
Volgende stap
Zodra alle lijnen kloppen, zet je de status op Goedgekeurd en maak je het SEPA-bestand. Lees verder in Goedkeuren en uitbetalen.