Overlopende kosten (spreiding)
Sommige facturen slaan op een langere periode dan één maand: de jaarpremie van de brandverzekering, een onderhoudscontract voor de lift, een jaarlijkse keuring. Zonder spreiding zou de volledige kost in de verdeling van één maand vallen, en zouden de eigenaars van die maand alles dragen. Met overlopende kosten verdeelt SyndiFlow de factuur in gelijke maandbedragen over de periode die je opgeeft.
Waar vind je het
Er is geen apart scherm. De spreiding stel je in op de onderhoudsfactuur zelf, in de sectie Overlopende kosten (menu Financieel › Onderhoudsfacturen). Beschikbaar voor Super Admin en Syndicus.
Een factuur spreiden
- Maak de factuur aan of open ze via Bewerken.
- Zet in de sectie Overlopende kosten de schakelaar Spreid over periode aan.
- Vul de Startdatum spreiding en de Einddatum spreiding in.
- Sla op. SyndiFlow maakt het spreidingsschema automatisch aan.
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Spreid over periode | nee | Schakelaar. Uit = de factuur telt volledig mee in de maand van de factuurdatum. |
| Startdatum spreiding | ja (als aan) | Eerste maand van de spreiding. De dag wordt genegeerd; elke datum in een maand telt als de 1e. |
| Einddatum spreiding | ja (als aan) | Laatste maand van de spreiding. Moet op of na de startdatum liggen. |
Hoe het berekend wordt
- Het aantal maanden is inclusief begin- en eindmaand.
- Het maandbedrag is het factuurbedrag gedeeld door het aantal maanden, afgekapt op hele centen.
- Het restbedrag (de centen die overblijven) wordt bij de laatste maand opgeteld.
- Per maand ontstaat een spreidingslijn met als omschrijving "Accrual: {leverancier} - {omschrijving}".
Voorbeeld: verzekering over 12 maanden
De brandverzekering van het gebouw factureert op 15 januari 2026 een jaarpremie van € 1.450,00 voor de periode januari tot en met december 2026.
- Maak de factuur aan: leverancier "AG Insurance", categorie Overige, bedrag
145000(centen), datum 15/01/2026, kostenplaats Verzekering gebouw. - Zet Spreid over periode aan, startdatum 01/01/2026, einddatum 31/12/2026.
- SyndiFlow berekent: 145.000 centen ÷ 12 = 12.083 centen per maand, rest 4 centen.
| Maand | Bedrag |
|---|---|
| januari t.e.m. november 2026 | € 120,83 per maand |
| december 2026 | € 120,87 (€ 120,83 + € 0,04) |
| Totaal | € 1.450,00 |
In de verdeling van elke maand wordt € 120,83 (december: € 120,87) volgens de kostenplaats Verzekering gebouw (op quotiteit) over de kavels verdeeld. In het rekenvoorbeeld van Hoe werkt de huurpoule-verdeling? zou kavel A (3.500/10.000) dus elke maand € 42,29 van de verzekering dragen.
Tip: kies als kostenplaats een methode op quotiteit voor verzekeringen en onderhoudscontracten die het hele gebouw aanbelangen. De sjabloonkostenplaats Verzekering gebouw is daarvoor voorzien.
Waar werken gespreide kosten door?
- Verdelingen: elke maand telt alleen het maandbedrag mee, niet de volledige factuur. Dit gebeurt ongeacht de status van de factuur (ook bij In afwachting of Betaald).
- Budgetopvolging: het dashboard-widget en het maandrapport vergelijken de maandprovisie met de werkelijke kosten, inclusief de maandbedragen van gespreide facturen.
- Notariële afrekening: bij verkoop van een kavel wordt het aandeel van de verkoper in de nog niet verstreken maanden meegerekend als "Aandeel lopende overlopende kosten". Zie Notariële afrekening.
Wijzigen en stopzetten
- Wijzig je het bedrag of een van de datums, dan wordt het volledige schema opnieuw opgebouwd, ook voor maanden waarvoor al een verdeling gemaakt is.
- Zet je Spreid over periode uit, dan wordt het schema gewist en telt de factuur weer volledig mee in de maand van de factuurdatum (als ze Goedgekeurd is).
Let op: reeds goedgekeurde verdelingen worden niet automatisch herrekend. Pas een gespreide factuur daarom bij voorkeur aan vóór de eerste verdeling van de spreidingsperiode. Moet het toch achteraf, controleer dan de betrokken verdelingen en corrigeer de lijnen zo nodig handmatig.
Veelgestelde vragen
Kan ik een factuur spreiden over een periode die vóór de factuurdatum begint? Ja. De factuurdatum bepaalt alleen de maand waarin een niet-gespreide factuur meetelt; bij spreiding tellen enkel de start- en einddatum.
Kan ik een spreiding over meer dan een jaar instellen? Ja, bijvoorbeeld een driejarig onderhoudscontract over 36 maanden.
Zie ik het schema ergens in het scherm? Nee, er is in deze versie geen apart overzicht van de maandbedragen. Je ziet het effect in de kostenaftrek van de verdelingen en in de budgetopvolging.