Platformfacturen en creditnota's
Platformfacturen zijn de facturen die Fades Management als uitgever van SyndiFlow aan elk gebouw stuurt voor het abonnement. Op deze pagina volg je ze op: pdf genereren, per e-mail verzenden, als betaald markeren en creditnota's aanmaken. De inning verloopt automatisch via SEPA-incasso (Stripe) als het gebouw een mandaat heeft, anders via overschrijving.
Waar vind je het
Menu Platform › Platform Facturen en, voor de creditnota's, Platform › Creditnota's. Alleen de Super Admin. Beide lijsten tonen alle gebouwen.
Hoe een factuur ontstaat
Het maandelijkse facturatieproces neemt elk gebouw-abonnement met status Actief waarvan de datum Volgende facturatie bereikt is, en maakt per abonnement één factuur:
- Bedrag: basisprijs van het plan + aantal kavels van het gebouw × prijs per kavel, plus btw.
- Lijnen: "SyndiFlow abonnement - [gebouw]" en, als er kavels zijn, "Kavelbijdrage (N kavels × € x,xx)".
- Periode: de kalendermaand van de facturatiedatum. Vervaldatum: begin van de periode + 30 dagen.
- Nummer: FADES-jaar-nnn, per jaar oplopend in drie cijfers.
- Status: Concept. Daarna schuift Volgende facturatie één maand op.
- Heeft het gebouw een actief SEPA-mandaat, dan wordt meteen een incasso gestart.
Let op: in de huidige versie is dit proces niet automatisch ingepland. De technische beheerder start het handmatig (bijvoorbeeld op de eerste van de maand). Zonder die stap ontstaan er geen facturen. Ook het verzenden van een conceptfactuur is een handmatige actie (zie hieronder).
Btw-regels
| Btw-nummer op het gebouwprofiel | Tarief |
|---|---|
| Geen btw-nummer | 20 % (Bulgaarse btw; Fades Management EOOD is in Plovdiv gevestigd) |
| Nummer dat met BG begint | 20 % |
| Ander EU-btw-nummer (BE, NL, FR, DE, …) | 0 %, btw verlegd (intracommunautair) |
| Nummer buiten de EU | 20 % |
Moedig klanten dus aan om het btw-nummer van de VME in te vullen vóór de eerste factuur.
De lijst
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Factuurnummer | Doorzoekbaar en sorteerbaar. |
| Gebouw | Het gefactureerde gebouw. |
| Totaal | Bedrag inclusief btw. |
| Status | Badge, zie hieronder. |
| Periode | Van – tot. |
| Vervaldatum | Uiterste betaaldatum. |
| Verzonden / Betaald | Standaard verborgen; tijdstip van verzending en betaling. |
Filter op Status. Standaard nieuwste eerst. Er is geen knop Nieuw: facturen ontstaan alleen via het facturatieproces.
Statussen
| Status | Betekenis | Hoe ze ontstaat |
|---|---|---|
| Concept (grijs) | Aangemaakt, nog niet verstuurd. | Facturatieproces. |
| Verzonden (blauw) | Per e-mail verstuurd, wacht op betaling. | Actie Verzenden. |
| Betaald (groen) | Betaling ontvangen. | Stripe-melding van een geslaagde incasso, of Markeer als betaald. |
| Achterstallig (rood) | Vervaldatum voorbij of incasso mislukt. | Dagelijkse controle om 08:00 (Verzonden + vervaldatum voorbij), of Stripe-melding van een mislukte incasso. |
| Geannuleerd (grijs) | Vervallen zonder betaling. | Alleen handmatig via Bewerken. |
Bij Achterstallig vertrekt geen automatische herinnering; contacteer de klant zelf.
Acties per factuur
- PDF genereren (altijd): maakt de pdf aan of vervangt de bestaande. Melding PDF gegenereerd.
- Verzenden (alleen bij Concept): zet de mail in de wachtrij naar de eerste gebruiker van het gebouw, onderwerp Factuur FADES-jaar-nnn - SyndiFlow, met de pdf als bijlage (wordt zo nodig eerst gegenereerd). Daarna status Verzonden. Heeft het gebouw geen gebruikers, dan blijft de factuur in Concept.
- Markeer als betaald (bij Verzonden of Achterstallig): modal met Betaalreferentie (optioneel), bv. het nummer van de banktransactie. Status wordt Betaald met datum.
- Creditnota (bij Verzonden, Betaald of Achterstallig): zie verder.
- Bekijken: detailpagina met Factuurgegevens, Bedragen (subtotaal, btw, totaal), Factuurlijnen, Status & Verzending, link naar de PDF, gekoppelde Creditnota's en Notities.
- Bewerken: alleen Status, Vervaldatum, Betaalreferentie en Notities zijn aanpasbaar; bedragen en lijnen niet.
Let op: Verzenden bestaat alleen in status Concept. Een factuur die door een mislukte incasso al op Achterstallig staat, verstuur je door de pdf te genereren en zelf te mailen. Een factuur met creditnota's kan niet verwijderd worden.
Automatische inning via Stripe
Met een actief SEPA-mandaat (zie Gebouw-abonnementen) start SyndiFlow bij elke nieuwe factuur een incasso met omschrijving "SyndiFlow factuur [nummer] - [gebouw]". Stripe meldt het resultaat terug via webhooks:
| Melding van Stripe | Gevolg in SyndiFlow |
|---|---|
| Mandaat succesvol ingesteld | Gebouw krijgt SEPA-status Actief en de laatste vier cijfers van het IBAN. |
| Incasso geslaagd | Factuur op Betaald, met datum en Stripe-referentie als betaalreferentie. |
| Incasso mislukt | Factuur op Achterstallig, notitie "Stripe betaling mislukt: …", en een nieuwe poging wordt ingepland. |
| Betwisting (chargeback) | Alleen een logregel; handmatige opvolging. |
Herhaalde pogingen na een mislukte incasso: poging 1 na 3 dagen, poging 2 na nog eens 7 dagen, poging 3 na nog eens 14 dagen. Elke poging wordt overgeslagen als de factuur intussen betaald is of het mandaat niet meer actief is. Na drie mislukkingen komt op de factuur de notitie "Alle 3 automatische betalingspogingen mislukt. Manuele opvolging vereist."
De webhooks werken alleen als het Stripe-endpoint op de server correct geconfigureerd is (technische beheerder).
Creditnota's
- Open de factuur en klik op Creditnota.
- Vul de Reden in (verplicht) en eventueel Bedrag excl. BTW (in euro). Laat het bedrag leeg voor een volledige creditnota van het factuurbedrag.
- Bevestig. Melding Creditnota aangemaakt met het nummer CN-jaar-nnn.
De btw wordt berekend met het tarief van de oorspronkelijke factuur. De factuurstatus verandert niet en er vertrekt geen e-mail.
Onder Platform › Creditnota's zie je alle creditnota's met Creditnota nr., Factuur, Gebouw, Totaal, Reden, Aangemaakt en Verzonden. Per rij: Bekijken en PDF genereren. Bezorg de pdf zelf aan de klant.